Règlement général de la protection des données personnelles

 

Introduction

Ce règlement a été mis en place pour plus de transparence au regard des libertés et de la gestion des données personnelles de nos stagiaires et clients sur internet et au cours de nos formations.

 

KCMC Formations, Education & Coaching (ci-après nommé KCMC) est amené à traiter des informations personnelles. Pour cela KCMC Formations maintient un registre d’informations qui est une obligation prévue à l’article 30 du RGPD déterminé par la CNIL. Cette obligation s’applique à tous les organismes qui traitent des données personnelles de façon régulière dans le cadre de leurs activités. KCMC  gère les informations clients de deux manières :

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- La première est en lien avec la newsletter du centre de formation.

- La seconde est en lien avec les activités internes du centre de formation.

 

Le présent règlement aide le bénéficiaire à être éclairé au sujet de ses données personnelles collectées et à connaître la façon dont KCMC va les traiter. Il est recommandé de lire attentivement le présent règlement car il représente l’engagement de KCMC dans l’obligation légale de transparence vis à vis du respect des données personnelles de ses bénéficiaires.

 

Important

 

KCMC utilise les données personnelles collectées uniquement dans le cas prévu par la réglementation en vigueur :

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• L’exécution d’un contrat que KCMC a conclu avec un bénéficiaire ou un tiers financeur jusqu'à son règlement et/ou

• Le respect d’une obligation légale et/ou votre consentement à l’utilisation de vos données et/ou l’existence d’un intérêt légitime à traiter vos données. L’intérêt légitime est un ensemble de raisons commerciales ou d’affaires qui justifient le traitement des données personnelles des bénéficiaires de KCMC par KCMC.

 

Ce règlement a été créé dans le but de renforcer la confiance que nos bénéficiaires nous donnent dans le traitement de leurs données.

 

I Les activités de l’entreprise :

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KCMC a besoin de traiter des données personnelles pour des raisons de fonctionnement qui lui sont propres. Les activités de KCMC sont du domaine de la formation, de l’éducation thérapeutique et du coaching. Pour se faire, KCMC Formations élabore des devis individuels ou collectifs qui posent le cadre financier, temporel et nomme le service pour lequel il a été sollicité.

KCMC élabore un règlement intérieur, des feuilles d’émargement, des devis, des bulletins d’inscription, des feuilles de présence, des certificats pour répondre aux obligations relatives aux centres de formation élaborées et contrôlées par l’Administration du département de contrôle de la formation professionnelle de la DIRECCTE.

KCMC recueille des données via l'application "Mon compte formation" de la caisse des dépôts. Les données ici sont simplement recueillies car ce sont celles que le futur bénéficiaire aura choisi de faire figurer sur la demande en ligne.

Les documents créés sont nominatifs et élaborés en fonction d’une demande spécifique. Pour son bon fonctionnement et l’élaboration des documents précités, KCMC demande des coordonnées, une adresse valide, un numéro de téléphone, une identité (nom, prénom) pour la personne bénéficiaire et une identité (nom, prénom, statut) pour le tiers financeur s’il s’agit d’une autre personne ou d’une autre entité. 

 

II Les données :

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Les données personnelles sont des informations vous concernant qui sont susceptibles d’être connues de KCMC. Ces données recueillies sont au maximum : le nom, le prénom, la date de naissance de la personne bénéficiaire, l’adresse postale valide, une adresse mail valide et un numéro de téléphone.

Le nom, le prénom, les coordonnées du tiers financeur (organisme ou personne physique ou entreprise ou autre entité), et un numéro de téléphone et /ou une adresse mail valide, la fonction du bénéficiaire et son employeur. Une donnée personnelle peut être toute autre information que vous souhaiteriez partager avec KCMC Formations.

 

III Collecte des données :

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Les données personnelles sont collectées avec l’accord de la personne qui sollicite KCMC pour un devis. La collecte s’effectue lors de l'entretien préalable en présentiel ou par téléphone.

Dans un second temps, les données sont collectées via les différentes productions de KCMC qui lui permettent un bon fonctionnement conformément aux règlements en vigueur (bulletin d’inscription, feuille d’émargement, adhésion à la newsletter, demande de renseignements, droit à l'image…). Pour certaines conditions de paiements il sera connu les coordonnées bancaires du bénéficiaire.

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Dans la plupart des cas, la collecte de vos données personnelles conditionne l’exécution du contrat. La non- fourniture de celles-ci aurait pour conséquence une impossibilité ou une difficulté de réaliser nos services ou à les facturer. Votre consentement est demandé. La collecte et les traitements des données personnelles sont justifiés notamment au regard :

• De la délibération n°2016 portant modification d’une norme simplifiée concernant les traitements automatisés de données à caractère personnel relatifs à la gestion de clients et de prospects.

• De l’article 133-24 du code monétaire et financier.

• De l’article 123-22 al. 2 du code du commerce.

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IV Utilité :

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Ces données sont collectées pour le bon fonctionnement du centre de formation et uniquement dans ce sens.

 

• L’inscription et le suivi des stagiaires.

• La gestion de vos commandes et du règlement.

• Les échanges relatifs à la préparation, la réalisation au suivi des prestations.

• Le suivi de la relation client tel que la réalisation d'enquêtes de satisfaction, la gestion des réclamations.

• La réalisation d’opérations relatives à la prospection, la fidélisation, la promotion.

• L’évaluation et l’amélioration de la qualité de nos produits, services et sites Web.

• La gestion des demandes de droit d'accès, de rectification et d'opposition.

 

KCMC utilise les données collectées pour élaborer des statistiques anonymes. Dans ce cadre, il est possible pour KCMC d’élaborer des statistiques anonymes pour mettre en avant son travail et/ou de faire connaître au grand public les conséquences du cancer et de la maladie chronique afin de communiquer plus largement sur le sujet. Les données communiquées seront en relation avec l’âge et le genre essentiellement. KCMC oeuvre pour la baisse de la souffrance au travail avec et après la maladie.

Par ailleurs, grâce à ces données KCMC pourra améliorer son activité et fidéliser ses bénéficiaires ou mener des enquêtes de satisfaction. Les données seront également utilisées pour la gestion de clients et le suivi des dossiers. Enfin KCMC utilisera les données pour élaborer sa Newsletter qui contiendra des informations dans le contexte de la maladie cancéreuse et chronique dans le domaine personnel et professionnel et dans le domaine de la souffrance au travail.

 

V Données et tiers :

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KCMC ne transfert pas de données personnelles ni en France ni hors de la France.

KCMC ne vend pas de données personnelles ni en France ni hors de la France.

KCMC n'échange pas de données personnelles ni en France ni hors de la France.

KCMC collecte ce qui est strictement nécessaire.

KCMC Formation conserve les données de ses bénéficiaires et payeurs pour lui-même dans 3 registres obligatoires séparés (hypnose, coaching et formations)

KCMC s s’interdit la revente, la location ou le partage même à titre gratuit des données collectées pour son usage à un tiers, et ce, dans le respect de la vie privée. 

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Seules exceptions : les services chargés du contrôle (commissaire aux comptes notamment). Elles peuvent également être communiquées à toute autorité légalement habilitée (notamment en cas de réquisition judiciaire ou droit de communication). 

 

VI Partage des données en interne :

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KCMC Formation conserve les données de ses bénéficiaires et tiers payeurs pour lui-même.

KCMC Formations pourra, lors d’un événement en présentiel, collecter des coordonnées sur une fiche papier afin de mettre en relation les bénéficiaires. Dans ce cadre, les collectes de données seront faites pour effectuer les exercices de mise en situation demandés lors des formations en présentielles et qui nécessitent d’être à deux ou plusieurs. Les bénéficiaires pourront mettre librement, les informations qu’ils souhaitent partager avec les autres bénéficiaires ainsi que leurs disponibilités. KCMC ne saura être responsable du choix des informations que le bénéficiaire aura lui-même placé sur la fiche partagée. Le bénéficiaire sera libre de refuser de partager ses données.

KCMC pourra, lors d’un événement en ligne, mettre en relation les bénéficiaires. Il sera donnée un lien à suivre. Lors de la connexion sur le site, la conférence en ligne ou tout autre moyen de communication, le bénéficiaire aura la liberté d’accéder ou non à la conférence. S’il choisit d’y accéder ce sera librement en connaissance du fait qu’il pourra être reconnu s’il s’agit d’une visioconférence. Il a le choix de couper sa caméra s’il ne souhaite pas être reconnu ou de ne pas cliquer sur le lien s’il ne souhaite pas participer. Le bénéficiaire peut aussi mettre un pseudo pour cacher son identité et se connecter en ligne en maintenant la confidentialité de son nom. KCMC ne pourra être responsable du fait que sa maladie soit découverte par ce biais.

 

En ce sens, la collecte de données au sein de l’exercice de la formation reste à l’entière responsabilité du bénéficiaire. S’il partage ses données personnelles en présentiel ou s’il choisit d’accéder à une conférence où l’on peut le reconnaître ou connaître ses données personnelles KCMC Formations ne saurait être responsable de cela.

 

Si les termes de la formation et le travail en groupe en présentiel ou à distance est un problème pour le bénéficiaire du fait de la divulgation de certaines données personnelles du bénéficiaire, il convient au bénéficiaire d’en faire état lors de la signature des contrats et bulletins d’inscriptions. Sans manifestation du bénéficiaire au moment de la signature, KCMC ne saurait être au courant des incompréhensions du bénéficiaire. Si les conditions générales ne lui conviennent pas, il pourra être proposé un autre type de formation qui peut-être pourra lui convenir davantage. Il convient de prévenir KCMC en amont pour anticiper un tel problème. En l’absence de signalement du problème KCMC ne saura être tenu responsable des inconvénients ultérieurs.

Si le bénéficiaire signe de manière éclairée les documents nécessaires à sa formation, il ne pourra tenir responsable KCMC de la nécessité de donner une partie des ses données personnelles nécessaires au déroulement pédagogique de la formation. KCMC ne pourra plus intervenir après la signature car le bénéficiaire aura accepté, en signant, la possibilité de devoir partager certaines données pour le bon fonctionnement de la formation, la cohésion de groupe et l’expérience collective de la formation.

 

Pour les formations à distance ou les bilans de compétences à distance, il est demandé aux stagiaires de cocher sur la plateforme s'ils sont en accord avec le présent règlement RGPD et règlement intérieur. La mention "oui j'accepte les conditions" équivaut à la signature du document. Cette approbation en ligne est faire via un site sécurisé avec des codes personnels. En aucun cas ces codes personnels ne doivent être donnés ou échangé avec une tierce personne. Si ces codes sont donnés et si l'approbation ne vient pas du stagiaire, KCMC ne saurai être tenu responsable des inconvénients relatifs aux données personnelles.

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V Moyens de collecte :

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La personne représentante du centre de formation lors de l’entretien préalable aux formation sera la personne qui collecte les données nécessaires à KCMC. En fonction de l’évolution interne du centre cette personne sera amenée à changer. Sur demande à : contact@KCMC-Formations, il pourra être donné l’identité actuelle de la personne en charge de gérer le registre c’est à dire le délégué à la protection des données conformément à la législation en vigueur.

 

VI Conservation des données et sécurité :

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Les données personnelles des bénéficiaires collectées sont stockées pour la durée de la formation sous la forme active. A la suite de la formation, il ne sera utilisé que l’adresse mail du bénéficiaire via la newsletter jusqu’à ce qu’il se désabonne lui-même de la newsletter. Les données autres seront conservées pour une durée de 4 ans maximum sous la forme d’archives. Cette durée est obligatoire et imposée par la caisse des dépôts qui est en charge de l'application "mon compte formation". Cette durée est imposée pour permettre d'effectuer un contrôle éventuel de la structure.

Les documents relatifs à l'assiduité des stagiaires sont stockés pendant cette durée pour justifier de leur présence en formation. L’effacement des données peut être effectué à tout moment, sur demande écrite, adressée à contact@KCMC-formation.com. A réception, KCMC effacera les données demandées ou la totalité des données dans le respect de la liberté de l’individu et produira un mail explicite sur le fait qu’une personne physique a bien effacé du registre toutes les données relatives à la demande du bénéficiaire. Seuls les documents relatifs à l'assiduité devront être conservés et non utilisés pour la raison de contrôle précitée au-dessus.

Les données personnelles sont stockées de manière sécurisée aussi bien informatiquement, que logistiquement. Les données ne sont accessibles qu’à la personne en charge de la gestion des données des bénéficiaires de KCMC. L’actualisation des données peut se faire à tout moment, en fonction des besoins du centre pour son bon fonctionnement et des besoins du bénéficiaire. KCMC prend des mesures internes afin d’empêcher que les données confiées ne soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

 

VII Sous traitance :

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KCMC ne sous-traite pas la gestion des données personnelles de ses bénéficiaires. L’intégralité du travail relatif à la gestion des données est géré en interne.

 

VIII Registre :

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Dans le registre délégué à la protection et au recensement des données relatives aux bénéficiaires, il figure toutes les informations précitées ainsi que la liste des activités réalisées pour le compte des bénéficiaires conformément à ce que la législation demande.

 

IX Limite des risques :

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Le registre permet de recenser, comprendre et maîtriser le patrimoine de données personnelles obtenues dans le cadre de l’activité de KCMC. Sa constitution et sa tenue sont pensées pour limiter le nombre de données, limiter les risques au regard du RGPD dans le respect des bénéficiaires. KCMC ne conserve que ce qui est nécessaire pour une durée limitée de 4 ans maximum. Il existe 3 registres chez KCMC :

- 1 relatif à la formation

- 1 relatif au coaching

- 1 relatif à l'hypnose

Les trois sont séparés pour une raison de facilité d'organisation.

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X Plan d’action :

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Il sera procédé comme suit : la collecte par téléphone, la collecte écrite à réception des documents relatifs à l’inscription et au bon fonctionnement de la formation, le recueil sur la plateforme EDOF de l'application "Mon compte formation".

Le traitement des données pour le bon fonctionnement des services.

L’archivage des données après la formation et ce pour une durée maximale de 4 ans période de formation incluse.

Si le bénéficiaire n'a pas bénéficié de financement via "mon compte formation", il pourra dès le règlement du service demandé et effectué auprès de KCMC demander l'effacement de ses données.

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XI Partenaires :

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Les coordonnées des partenaires sont collectées avec leur accord ou connus suite à une prospection. Si la prospection de KCMC  amène à collecter des informations celles-ci sont forcément soit publiques (internet, site, moteur de recherche, …) soit données en toute conscience (carte de visite ou téléphone). Toutes les données personnelles seront données librement.

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XII Responsabilité :

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Les registres tenus par KCMC sont sous la responsabilité du dirigeant de l’entreprise. Karine Chossinand dirigeante de KCMC Formations est la représentante légale de KCMC Formations SAS. KCMC Formation est une marque de Karine Chossinand Entreprise. Siren : 853 218 345. La déclaration de cette entreprise a été faite auprès du Greffe du Tribunal de commerce de Nanterre. La déclaration de cette entreprise a été faite auprès de l'Insee. L’inscription est présente dans le répertoire national d’identification, créé par le décret n° 73-314 du 14 mars 1973 repris dans les articles R.123-200 à R. 123-234 du code du commerce. Domiciliation de l’entreprise : 167 avenue du Bois de Verrières 92160 Antony. Adresse mail : contact@KCMC-Formations.com.

 

XIII Informations au bénéficiaire :

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Les bénéficiaires sont informés lors de la signature de leur contrat de formation de l’existence de ce règlement. Ils ont la possibilité à tout moment de le consulter sur le site internet KCMC-Formation.com dans sa globalité ou de le réclamer en version papier. en cas de modification du traitement des données le bénéficiaire sera averti par mail et invité à le consulter ainsi qu'à se manifester en cas de désaccord. 

 

XIV Secret professionnel :

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KCMC conserve les informations relatives aux bénéficiaires secrètes dans le respect du secret professionnel et du respect de la vie privée.

 

XV Droit de la personne :

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En tant que bénéficiaire, vous avez la possibilité d’user de votre droit d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, à la portabilité et à la limitation du traitement. Pour user de votre droit, vous pouvez écrire simplement à l’adresse : contact@KCMC-formations.com en explicitant de manière détaillée votre requête.

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Conformément aux dispositions de la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 (modifiée par la loi du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel), vous bénéficiez du :

• Droit à l’information (articles 13 et 14 RGPD).

• Droit d’accès (article 15 RGPD).

• Droit de rectification (article 16 RGPD).

• Droit d’effacement ou « droit à l’oubli » (article 17 RGPD).

• Droit à la limitation du traitement (article 18 RGPD).

• Obligation de notification du responsable (article 19 RGPD).

• Droit à la portabilité des données (article 20 RGPD).

• Droit d’opposition (article 21 RGPD).

• Droit de ne pas être soumis à une décision individuelle automatisée (article 22 RGPD).

• Droit à la communication d’une violation de données à caractère personnel (article 34 RGPD).

Ces droits peuvent être exercés à l'appui d'une pièce d'identité en nous contactant à l'adresse électronique suivante : contact@KCMC-Formations.com

 

XVI CNIL :

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Le Cnil est une autorité administrative indépendante française. C’est la commission nationale de l’informatique et des libertés. Elle siège au 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris. Elle est joignable au 01 53 73 22 22.

La CNIL est chargée de veiller à ce que l’informatique soit au service du citoyen et qu’elle ne porte atteinte ni à l’identité humaine, ni aux droits de l’Homme, ni à la vie privée, ni aux libertés individuelles ou publiques. Elle exerce ses missions conformément à la loi no 78-17 du 6 janvier 1978, modifiée le 6 août 2004.

Il est possible de consulter ses actions et recommandations ici : www.cnil.fr.

 

XVII Expérience client :

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KCMC peut être amené à utiliser un cookie sur son site internet pour améliorer ses services et la navigation des bénéficiaires actuels et futurs. Le cookie n’identifie pas personnellement un individu. Il donne des informations sur l’équipement, le système d’exploitation utilisé par le terminal du bénéficiaire ou du client, la date et l’heure de la connexion et le contenu visionné ou les pages consultées. En aucun cas, KCMC sait précisément et nommément qui visite son site internet.

Pour plus de renseignements : www.cnil.fr, www.allaboutcookies.org.

 

XVIII Données relatives aux mineurs :

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En principe les formations de KCMC s’adressent à des personnes majeures capables de souscrire des obligations contractuelles. L’utilisation du mineur doit obtenir le consentement de son responsable légal préalablement à la communication de données personnelles le concernant.

 

XIX Offre :

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Si un tiers décide d’offrir un de nos services ou formations, il devra s’assurer que la personne concernée est d’accord avec le principe de partager ces coordonnées. Sinon KCMC se donne le droit de produire un “bon cadeau” que le tiers donnera lui-même afin que les données postales du bénéficiaire soient protégées.

 

XX Données sensibles :

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Les données sensibles sont : l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, l’adhésion à un syndicat, l’orientation sexuelle. KCMC ne collecte pas de données sensibles concernant ses bénéficiaires.

 

KCMC s’assure que ses bénéficiaires sont en bonne santé morale et se réserve le droit de refuser de fournir une formation à une personne trop fragile ou en trop grande souffrance. Conformément à la Fiche 7 du CNIL, KCMC considère indispensable de connaître certaines données personnelles par rapport à ce qu’il envisage en terme d’accompagnement. KCMC considère comme pertinent son besoin d’obtenir ces informations aux vues de la particularité du public auquel il s’adresse. KCMC considère comme non excessif la détention de ces données dans l’exercice de sa mission.

KCMC ne détient pas d’examens médicaux, ni supports d’examens, ni comptes rendus médicaux concernant ses bénéficiaires. KCMC ne peut donc transmettre ce type de documents à un tiers qu’il soit un particulier ou un professionnel de la santé.

KCMC se doit de respecter le secret professionnel concernant les informations qui sont éventuellement transmises lors des entretiens préalables ou lors des exercices de groupe.

 

XXI Entrée en vigueur :

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Le présent règlement entre en vigueur à partir du 1er août 2018.

 

XXII Modification du règlement :

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Ce règlement dédié au traitement des données personnelles peut être amené à être modifié à tout moment. Nous vous conseillons ainsi de consulter cette page régulièrement afin de prendre connaissance d'éventuelles modifications.

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